Faire correspondre les lieux et les événements mémorables que vous souhaitez créer est le défi numéro un. Accueillir votre événement professionnel dans un lieu atypique nécessite une réflexion minimale sur le contenu et les objectifs de l'événement, et une anticipation rigoureuse de tous les détails qui conduiront à l'événement parfait.
La capacité d’accueil, budget et durée
On peut dire que c'est presque évident, mais votre budget détermine l'éventail des possibilités pour l'originalité et les particularités insolites du lieu que vous souhaitez louer. Plus le budget dont vous disposez pour votre événement est important, plus l'espace de location disponible est important. La capacité d'accueil doit également être prise en compte dès le départ. Si vous recherchez un lieu à volume élevé avec un budget limité, ou si vous souhaitez réserver un lieu en quelques jours, planifiez votre recherche des mois à l'avance. Ensuite, les possibilités ont tendance à être plus limitées. Attention, mais faites aussi correspondre le nombre de convives et la surface : un lieu très grand mais vide le jour J peut avoir un impact négatif sur l'image.
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Les valeurs et le contexte de votre entreprise
Quelles sont les valeurs qui animent mon entreprise ? Quelles valeurs ai-je envie de mettre en avant à travers cet événement ? Quel est mon parcours professionnel (croissance globale, stabilité, lancement de nouvelles offres, levée de fonds, etc.) ? Posez-vous beaucoup de questions en amont pour assurer une cohérence dans l'image que vous souhaitez donner à votre événement et, plus généralement, à votre entreprise. Réservant un lieu non principalement événementiel, un lieu original et différent est un élément différenciant, traduisant une certaine audace, ouverture et sens en optimisant le lieu non dédié à l'événementiel. Les événements professionnels, qu'ils soient internes ou externes, ont souvent pour but d'impressionner et de faire vivre une expérience unique en rupture avec le cadre habituel et formel. Dans cette logique, le lieu reste le facteur déterminant pour créer des surprises. Une manière de faire passer un message.
Pour trouver le bon endroit pour votre événement, sachez qu’utiliser un logiciel locatifs demeure la meilleure des solutions.
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Le type d’événement et les invités
Votre événement est-il interne ou externe ? Gala client, lancement de produit, fête d'entreprise, séminaire, party de Noël ? Chaque type de réception a ses propres codes et exigences. Certaines activités prévues peuvent nécessiter une logistique supplémentaire.
Il est donc important de choisir votre emplacement en fonction du type d'événement, de la section restauration ou encore du décor et de l'ambiance que vous prévoyez sur place. Par exemple, un cocktail nécessite très peu de chaises. Oui, réunions et repas. Certains lieux ne peuvent pas accueillir de régies techniques ou de gros luminaires...